保存の要件と、このツールでできること
ファイル名か索引簿で検索できるようにする
電子取引(メール・Web で受け取った請求書など)のデータは、取引年月日・取引金額・取引先で検索できるように保存します。専用のシステムがなくても、ファイル名に日付・金額・取引先を統一した順序で入れる方法か、連番のファイル名と索引簿(Excel 等の一覧表)で管理する方法でよいとされています(一問一答 問19・問50、取扱通達 4-12)。国税庁の例は「20210131_㈱霞商店_110000」です。ファイル名の方式は、税務調査でのダウンロードの求めに応じられることが前提です(一問一答 問50)。日付は和暦でも西暦でもよいですが混在は避けるとされているので、このツールは西暦にそろえます。
検索の要件が不要になる場合
基準期間(個人は前々年、法人は前々事業年度)の売上高が5,000万円以下の場合や、出力した書面を日付・取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている場合は、税務調査でのダウンロードの求めに応じられるようにしておけば、検索機能の確保は全部不要です(一問一答 問51・問52)。
猶予措置
要件に従った保存のためのシステムや社内の準備が間に合わないなど、税務署長が相当の理由があると認める場合は、データを保存し、データと出力した書面の提示・提出に応じられるようにしておけば、保存時の要件は不要です。事前の申請は要りません。ただし、書面に出力して保存するだけでは認められません(一問一答 問93)。
このツールではできないこと
改ざんを防ぐ措置(タイムスタンプ・訂正削除の記録が残るシステム・事務処理規程のいずれか)と、ディスプレイ・プリンタなどの備付けは別に必要です。事務処理規程のサンプルは国税庁のページにあります。このツールで要件をすべて満たせるわけではありません。
公式の資料の要点
- 一問一答 問19: ファイル名に規則性をもって内容を表示する例として「20210131_㈱霞商店_110000」(2021年1月31日に株式会社霞商店から受領した110,000円の請求書)。その代わりに、ファイル名に連番を付けて内容を索引簿で管理する方法もある。あわせて事務処理規程(問33)を定めて運用する。
- 一問一答 問50: 検索機能の確保の方法の例: Excel 等で日付・金額・取引先の一覧表を作り、通し番号でファイル名と対応させる/ファイル名に日付・金額・取引先を統一した順序で入れる/取引先ごとのフォルダに日付と金額のファイル名で保存する。ファイル名で管理する方法(とフォルダの方法)は、ダウンロードの求めに応じられることが前提。日付は和暦でも西暦でもよいが、どちらかに統一する。
- 一問一答 問51・問52: 基準期間(個人は前々年、法人は前々事業年度)の売上高が5,000万円以下のとき、または出力した書面を課税期間ごとに日付・取引先で整理して提示・提出できるときは、ダウンロードの求めに応じられれば検索機能の確保の要件は全部不要(令和5年12月31日までの取引は1,000万円以下)。
- 一問一答 問93: 宥恕措置は令和5年12月31日で終わり、令和6年1月からは猶予措置。要件に従った保存ができない相当の理由があり、データを保存し、データと出力書面の提示・提出に応じられるときは、保存時の要件が不要。事前の申請は要らない。出力書面だけの保存は認められない。
- 索引簿の作成例(Excel): 列は「連番・日付・金額・取引先・備考」。例の行は ①・20210131・110000・㈱霞商店・請求書。
- 取扱通達 4-12・7-3: 4-12: ファイル名に規則性を有して記録項目を入力する方法、または索引簿等を作成して検索する方法で、検索機能の確保の要件を満たすものとして取り扱う。7-3: 出力書面の整理の方法(課税期間ごとに日付順・取引先ごと)。
- 施行規則 第2条第6項第5号: 検索の条件: イ 取引年月日その他の日付・取引金額・取引先で検索できる、ロ 日付・金額は範囲を指定できる、ハ 2つ以上の項目を組み合わせられる。
- 施行規則 第4条第1項・第3項: 第1項: 電子取引のデータは、真実性の措置(タイムスタンプ・事務処理規程など)のいずれかを行い、検索機能などの要件に従って保存する。ダウンロードの求めに応じられる場合はロ・ハが不要、売上高5,000万円以下などの場合は検索機能の要件が全部不要。第3項: 猶予措置。
- APPNOTE 6.3.10(ZIP の仕様): bit 11 を立てたら名前は UTF-8 で書く。立てないときの名前は CP437 が推奨。0x7075 には UTF-8 の名前を入れ、bit 11 を立てるときは付けない。区切りは /。格納だけなら version needed は 1.0。
- Microsoft Learn(Windows のファイル名): 使えない文字は < > : " / \ | ? * と制御文字(0〜31)。CON・PRN・AUX・NUL・COM1〜9・LPT1〜9 などは拡張子つきでも使えない。末尾に空白やピリオドを置かない。大文字と小文字を区別しない。
よくある質問
ファイルは送信されますか?
送信されません。ファイルの中身はブラウザの中で読み、ZIP もブラウザの中で作ります。改善のため、ファイル数・合計サイズの大まかな区分、拡張子の種類、選んだ設定、入力の誤りの種類だけを記録しています(取引先・金額・日付・ファイル名は記録しません)。
ZIP を解凍したらファイル名が化けました
古い解凍ソフトや古い Windows は、UTF-8 のファイル名を読めないことがあります。「ZIP の中のファイル名の文字コード」を「古い Windows・解凍ソフト向け(Shift_JIS)」にして作り直してください。
区切りや並び順は変えられますか?
区切りは「_」、並びは日付・取引先・金額で固定です(国税庁の例と同じ)。統一した順序で入れることが大切なので、途中で付け方を変えないでください。